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POLITIQUE D'ACQUISITION DES ARCHIVES DU SÉMINAIRE DE NICOLET

1. Objectifs
2. Champs d'intervention
3. Critères d'acquisition
4. Modes d'acquisition
5. Procédures

1. Objectifs
La politique d'acquisition des Archives du Séminaire de Nicolet a pour objectif la préservation, la diffusion et la mise en valeur du patrimoine archivistique de Nicolet et de la région, en faisant la promotion de la conservation des documents possédant une valeur historique significative.

Cette politique a aussi comme but de définir des champs d'intervention en vue de l'acquisition des documents propres aux Archives du Séminaire de Nicolet.

L'établissement de cette politique cherche ainsi à réduire l'accumulation inutile de documents en ayant des barèmes de sélection bien établis.

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2. Champs d'intervention

2.1 Les archives concernant l'histoire de Nicolet et de la région.
2.2 Les archives concernant l'histoire du diocèse de Nicolet.
2.3 Les archives des anciens étudiants et professeurs du Séminaire de Nicolet.
2.4 Les fonds et les collections d'individus, de familles ou d'organismes ayant une valeur historique significative.

Ces archives peuvent être manuscrites, photographiques, cartographiques et audio-visuelles. Elle peuvent aussi être de tous les types de documents: originaux, copies conformes, copies, imprimés, daguerréotypes, documents noirs/blancs ou en couleurs, cartes postales, ..

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3. Critères d'acquisition

3.1 Valeur de recherche

L'acquisition de ce fonds/collection est-elle profitable pour les Archives du Séminaire de Nicolet et ses chercheurs. Le fonds/collection vient-il compléter d'autres fonds/collections conservés aux Archives du Séminaire de Nicolet.

3.2 Documentation unique

Un fonds/collection identique se retrouve-t-il dans la région. Originalité de la documentation.

3.3 Valeur historique

Le fonds/collection prendra-t-il de la valeur avec les années. Ouvre-t-il un vaste champ de recherche. Dates extrêmes du fonds/collections.

3.4 Valeur du support

Le support se détériorera-t-il avec les années. Les types de support: originaux, copies, photocopies, coupures de presse, daguerréotypes, négatifs, noir/blanc, ..

3.5 Qualité du fonds/collection

L'état de conservation des documents. Le temps investi dans la préparation du fonds/collection pour élaborer l'instrument de recherche. Plusieurs documents sont-ils en double? Les documents sont-ils pliés, dégagent-ils une odeur de moisi, ..

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4. Modes d'acquisition

Les Archives du Séminaire de Nicolet acquièrent des fonds et des collections uniquement par voie de donation ou par legs.

À la demande du donateur, un reçu pour fin d'impôts peut être émis après évaluation du fonds/collection. Le reçu ne peut être émis avant la signature du protocole d'entente relatif au don.

L'évaluation se fait après l'inventaire des documents et à partir de la grille d'évaluation. On prend alors conseil, lorsque nécessaire, auprès de l'archiviste régional.

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5. Procédures

La donation des documents se fait par un protocole d'entente auquel est annexé l'inventaire des documents donnés.

Le protocole est signé en deux exemplaires originaux, par le donateur, le Séminaire de Nicolet et un témoin. Un exemplaire est retourné au donateur et le second est versé au dossier d'acquisition. Toutes les pièces pertinentes à la transaction y sont versées.

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